HAHA EXE tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại liên quan đến việc truy cập website, đặt và sử dụng tour, workshop, khóa học, mentoring, đào tạo doanh nghiệp, thanh toán và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy trình dưới đây.

1. Kênh tiếp nhận
• Hotline: 0908 201 630.
• Email: info.hahatravel@gmail.com.
• Văn bản gửi đến: Chi nhánh công ty: 59/1 Trần Phú, Phường Chợ Quán, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Biểu mẫu hoặc kênh hỗ trợ được công bố trên website, nếu có.

2. Thông tin cần cung cấp
• Họ tên, số điện thoại/email và tư cách của người gửi.
• Mã đơn hàng, hợp đồng, chương trình hoặc giao dịch liên quan.
• Nội dung sự việc, thời điểm phát sinh và yêu cầu giải quyết.
• Tài liệu chứng minh: hóa đơn, chứng từ thanh toán, hình ảnh, email, tin nhắn hoặc tài liệu liên quan.
HAHA EXE có thể yêu cầu bổ sung thông tin hợp lý để xác minh. Việc thiếu thông tin có thể làm kéo dài thời gian xử lý nhưng không làm mất quyền gửi phản ánh của khách hàng.

3. Quy trình xử lý
1. Tiếp nhận và ghi nhận: xác nhận đã nhận yêu cầu trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin cơ bản.
2. Phân loại và xác minh: đối chiếu đơn hàng, hợp đồng, dữ liệu hệ thống và làm việc với bộ phận hoặc đối tác liên quan.
3. Đề xuất phương án: sửa sai thông tin, tiếp tục cung cấp dịch vụ, đổi lịch, hoàn tiền, bồi hoàn hợp lý hoặc phương án khác phù hợp chính sách/hợp đồng.
4. Thông báo kết quả: thông báo bằng email, điện thoại, văn bản hoặc kênh khách hàng đã sử dụng.
5. Lưu hồ sơ và theo dõi việc thực hiện kết quả đã thống nhất.

4. Thời hạn giải quyết
HAHA EXE cố gắng hoàn tất trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Trường hợp phức tạp hoặc cần xác minh với hãng vận chuyển, khách sạn, đơn vị thanh toán hoặc đối tác khác, thời hạn dự kiến không quá 30 ngày, trừ khi pháp luật quy định thời hạn khác. HAHA EXE sẽ thông báo lý do và tiến độ cho khách hàng.

5. Nguyên tắc giải quyết
• Khách quan, thiện chí, bảo mật và đúng phạm vi trách nhiệm của mỗi bên.
• Ưu tiên thương lượng, hòa giải và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của khách hàng.
• Kết quả căn cứ vào thông tin giao dịch, chính sách đã công bố, hợp đồng/thỏa thuận cụ thể và pháp luật hiện hành.
• Không thu phí tiếp nhận khiếu nại; chi phí giám định hoặc chi phí khác chỉ phát sinh khi có căn cứ pháp luật hoặc thỏa thuận rõ ràng.

6. Khiếu nại lần hai và giải quyết tranh chấp
Nếu không đồng ý với kết quả, khách hàng có thể gửi yêu cầu xem xét lại trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận kết quả, kèm lý do và tài liệu bổ sung. Nếu các bên không đạt thỏa thuận, khách hàng có quyền yêu cầu cơ quan bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, cơ quan quản lý có thẩm quyền, trọng tài hoặc Tòa án giải quyết theo pháp luật Việt Nam.

7. Khiếu nại về thanh toán và dữ liệu cá nhân
Đối với giao dịch VNPAY hoặc ngân hàng, HAHA EXE phối hợp tra soát theo thời hạn của đơn vị thanh toán. Đối với dữ liệu cá nhân, yêu cầu được chuyển đến bộ phận phụ trách để xác minh danh tính và xử lý theo chính sách bảo mật và pháp luật hiện hành.